EMK:n toiminnan hyväksi syntyneiden menojen tilitysohje
EMK:n kirjanpito ja maksuliikenne hoidetaan kokonaisvaltaisesti sähköisessä Procountor-järjestelmässä täysin paperittomasti.
1. Ostolaskut
Hankintoja saa toteuttaa ilman hallituksen erillistä etukäteishyväksyntää ainoastaan seuran jäsenkokouksen hyväksymän talousarvion puitteissa.
EMK:n toimintaan kuuluvan tavaran tai palvelun tilaaja vastaa siitä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu, hinta on kohtuullinen ja että toimittajan lasku on asianmukainen. Laskun tarkistus ja hyväksyminen tehdään vastuuhenkilöiden toimesta ensisijaisesti sähköisesti Procountorissa. Vastuuhenkilöille annetaan järjestelmään omat käyttäjätunnukset ja salasanat käyttäjäkohtaisesti määritellyin käyttöoikeuksin.
Eri toimikuntien varsinaiseen toimintaan liittyvät tavara- ja palveluhankinnat tarkastaa hankinnasta vastaava toimihenkilö, tai toimikunnan puheenjohtajan valtuutuksella yhdistyksen sihteeri. Toimikunnan puheenjohtaja hyväksyy tarkastetut ostolaskut maksettaviksi. Yli viiden tuhannen euron (5.000 €) määräiset yksittäiset hankinnat hyväksyy kuitenkin aina kommodori tai varakommodori.
Ostolaskut vastaanotetaan EMK:n taloushallintojärjestelmään sähköisesti ensisijaisesti verkkolaskuina tai toissijaisesti erillisen skannauspalvelun kautta. Uusille toimittajille tulee jo tilausvaiheessa ilmoittaa EMK:n verkkolaskuosoite, tai ellei toimittaja kykene laskuttamaan sähköisesti, tulee heille ilmoittaa EMK:n skannauspalvelun osoite paperisen laskun laskutusosoitteeksi.
EMK:n ostolaskujen laskutusosoitteet ovat:
Verkkolaskut:
Verkkolaskuoperaattori OpusCapita Group Oy – Itella (003710948874)
Vastaanotto-osoite: BELRFI00042363
OVT-tunnus: 003707567747
Skannauspalvelun laskutusosoite:
PL 90555
0021 LASKUTUS
2. Käteismenojen tilitykset
EMK:n lukuun toteutuneiden käteishankintojen menot tilitetään ensisijaisesti suoraan Procountorissa toiminnossa Matka- tai kululasku. Kuittiliitteet kuvataan heti menojen syntyessä Procountor Mobile – älypuhelinsovelluksella, josta ne siirtyvät suoraan Procountoriin odottamaan tulevaa tilitystä.
Ellei satunnaisella tilittäjällä ole Procountorin käyttöoikeutta, tulee tilitys tehdä sähköisesti erillisellä tilityslomakkeella (liite-1), johon liitetään hankinnasta syntynyt skannattu kuitti tai muu hyväksyttävä tosite. Lomake liitteineen toimitetaan yhdistyksen sihteerille sähköisesti pdf-muodossa.
Käteismenotilitykset hyväksyy ennen maksuunpanoa kyseisen toimikunnan puheenjohtaja tai puheenjohtajan ollessa kommodori tai varakommodori. Varakommodori hyväksyy kommodorin tilitykset.
Korvattavia käteismenoja ovat esimerkiksi:
– yhdistyksemme veneisiin hankittu polttoaine harjoitusleirien, kilpailutoiminnan tai muun toiminnan yhteydessä
– harjoitusleirien, kilpailutoiminnan tai talkoiden yhteydessä syntyneet muut menot
– kiinteistöjen korjausten ja huoltotoimenpiteiden yhteydessä syntyneet menot
3. Matkakulujen tilitykset
Yhdistyksemme toimintaan aktiivisesti osallistuville jäsenille aiheutuneet ylimääräiset matka- ym. menot tilitetään ensisijaisesti suoraan Procountorissa toiminnossa Matka- tai kululasku. Kuittiliitteet kuvataan heti menojen syntyessä Procountor Mobile -älypuhelinsovelluksella, josta ne siirtyvät suoraan Procountoriin odottamaan tulevaa tilitystä. Ellei satunnaisella tilittäjällä ole Procountorin käyttöoikeutta, tulee tilitys tehdä sähköisesti erillisellä tilityslomakkeella (liite-2.xls), johon liitetään matkasta aiheutuneiden menojen osalta skannattu kuitti tai muu hyväksyttävä tosite. Lomake liitteineen toimitetaan yhdistyksen sihteerille sähköisesti pdf-muodossa.
Matkakulujen korvaukset hyväksyy ennen maksuunpanoa kyseisen toimikunnan puheenjohtaja tai puheenjohtajan ollessa kyseessä kommodori tai varakommodori. Varakommodori hyväksyy kommodorin tilitykset.
Korvattavia menoja ovat esimerkiksi:
– majoituksesta vieraalla paikkakunnalla aiheutuneet välittömät menot osallistumisesta EMK:n edustajana kokouksiin tai koulutustilaisuuksiin
– matkustamisesta yllä mainittuihin tilaisuuksiin aiheutuneet välittömät menot
– tilaisuuden järjestäjän perimät kohtuulliset ruokailumenot
Matkapäivien osalta ei makseta päivärahoja.
Oman auton käytöstä maksetaan kilometrikorvaus seuraavien periaatteiden mukaisesti:
– matkustamisesta EMK:n edustajana omalla autolla vieraalle paikkakunnalle maksetaan kilometrikorvausta verotuksessa hyväksyttävien verovapaiden kilometrikorvausten enimmäismäärien mukaisesti.
– kotipaikkakunnan alueella tapahtuvasta oman auton käytöstä ei pääsääntöisesti makseta kilometrikorvausta
– oman auton käytöstä maksetaan kuitenkin em kilometrikorvaus, mikäli oman auton käyttö kotipaikkakunnan alueella on perusteltua ja poikkeuksellisen runsasta tietyn säännönmukaisen tehtävän, kuten toimikunnan tai hallituksen kokouksiin osallistuminen.
Korvattavia menoja eivät ole tavanomaiset matkakulut tai oman auton käytöstä aiheutuneet kulut osallistumisesta muutoin EMK:n toimintaan tai tultaessa EMK:n järjestämiin jäsentilaisuuksiin.
